Lean 5S, creëer een continue verbetercultuur

Zoals u misschien al had verwacht, of weet, bestaat de 5S methode uit vijf stappen; scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren en standhouden. Daarvan zijn de eerste twee stappen heel visueel en laten zij snel resultaat zien. Hiermee vormen ze een goede basis voor een georganiseerde werkplek. De overige stappen spelen in op de medewerker en zijn commitment om lean 5S te laten werken. Hier schuilt vaak de echte uitdaging achter.  De meeste bedrijven gebruiken 5S nog steeds als middel om snel georganiseerd aan het werk te gaan, dit werkt prima als project of interventie maar het langdurig standhouden van 5S vergt veel meer.

De eerste klap is een daalder waard

In de eerste stap “scheiden” loop je met een kritisch oog door alle hoeken, gaten en kasten van je werkplek.  De frequentie van het gebruik van een item bepaald de uiteindelijke plaats en afstand tot jouw werkplek. Persoonlijk vind ik deze stap altijd een openbaring. Het is verbazingwekkend om te zien hoe snel een werkplek kan uitgroeien tot een ruimte met achterhaalde en/of nutteloze spullen. Ik heb na deze stap met regelmaat letterlijk pallets vol materialen mogen afvoeren. Mijn gouden tip daarbij is wel om de “oogst” nog even achter de hand te houden. In alle enthousiasme wordt nogal eens een inschattingsfout gemaakt rondom de noodzakelijkheid van een item. Met als gevolg dat het item later opnieuw aangeschaft dient te worden. Het kan hierbij helpen om materialen waar twijfel is, te laten staan en te markeren met een 5S-label.

De kracht van markering

In de tweede stap van 5S werkplekorganisatie “schikken”, geef je materialen een vaste plek. Deze plek kan bijvoorbeeld worden gemarkeerd met labels , vloertape of verf. Als je nog niet zeker bent of een aanduiding definitief zal zijn, raad ik aan om met stickers en andere tijdelijke markeringen te starten. Bij een van onze klanten worden de vloermarkeringen direct aangebracht in het tegelwerk middels gekleurde tegels. Dat is wel een heel rigoureuze uitvoering van de 5S methode, maar keuzes als deze worden altijd eerst aan een zorgvuldig besluitvormingsproces met betrokkenheid van de werkvloer onderworpen.

Borgen blijft lastig

Met de derde stap van 5S werkplekorganisatie, schoonmaken, begint het lastige deel; de borging. Het opstellen van schoonmaakplannen is een tijdrovende klus. Het is minder zichtbaar en het naleven ervan vereist discipline. Schoonmaken is namelijk ook inspecteren.  Een goed schoonmaakplan is de sleutel naar een goede borging. Ik zie veel teams worstelen met het opstellen van een goed en uitvoerbaar schoonmaakplan. Het is immers niet iets dat je uit de kast haalt als er hoog bezoek verwacht wordt, maar het moet een intrinsiek onderdeel van het werk zijn en daar zie je dat maar weinig teams in slagen. Een sterk visuele tool is een schaduwbord waar schoonmaakmaterialen opgehangen kunnen worden. In een van mijn volgende blog posts behandel ik de do’s en don'ts van een schoonmaakplan. 

Maak er een gewoonte van

In de vierde en vijfde stap van 5S werkplekorganisatie wordt de discipline nog verder op de proef gesteld. Stap 4 is standaardiseren “Hoe zorgen we er als team voor dat de eerste 3 stappen van 5S geborgd blijven en dus ook regelmatig worden uitgevoerd?”. Uit ervaring weet ik dat de tool “5 minuten 5S per dag” goed kan werken. Zo zorg je er voor dat medewerkers er dagelijks mee in aanraking blijven, betrokken blijven, verantwoordelijkheid pakken en het onderdeel van het werk wordt.

Succesvol stand houden

Een succesvolle implementatie van 5S kun je bereiken door er voor te zorgen dat er 3 onderwerpen  goed gedragen worden:

1. Goede structuur/ organisatie
2. Betrokken medewerkers
3. De juiste tools

Waar in de organisatie plaatsen we de 5S methode? Welke overlegstructuren zetten we in? Betrokkenheid van medewerkers is de basis, creëer dit door; hem onderdeel te maken van het ontwikkelen van standaarden en doelstellingen (eigenaarschap), waardering uit te spreken en te informeren/ trainen; “begrijpt de medewerker waarom we dit doen?”. Anderzijds  zijn de tools erg belangrijk. Geef je jouw team de juiste middelen om te kunnen verbeteren? Een 5S bord kun je bijvoorbeeld inzetten om verbetervoorstellen/ acties en audit resultaten te bespreken. 

Visuele tools

Als Visual Management expert kan ik natuurlijk niet anders dan als advies mee te geven visuele tools te gebruiken bij het implementeren van de lean 5S methode. Maak resultaten, acties en opvolging transparant d.m.v. 5S teamborden. Ook schaduwborden, vloerbelijning, vloermarkering en  5S tags ondersteunen en geven de visuele prikkel die soms nodig kan zijn.

Succes!