Privacy policy

Wat zijn persoonsgegevens?

Dit zijn gegevens zoals jouw naam, telefoonnummer, adres of e-mailadres. Daarnaast kunnen het ook gegevens zijn zoals je IP-adres, bestelgeschiedenis of surfgedrag.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens en hoe krijgen wij deze gegevens?

Wij gebruiken de persoonsgegevens van mensen die contact hebben gehad met Visual Workplace. Dit zijn zowel (zakelijke) klanten als contactpersonen van partners. De gegevens krijgen wij van jou, wanneer je visualworkplace.nl of een ander domein bezoekt, een account aanmaakt of wanneer je contact zoekt met ons via chat of telefoon.

Het kan voorkomen dat wij jouw gegevens krijgen via anderen. Dit kan zijn door partners waarmee wij samenwerken zoals consultants. Wij krijgen die gegevens alleen als jij toestemming hebt gegeven om bepaald gegevens aan ons te verstrekken.

Welke gegevens verwerken wij van jou en waarvoor gebruiken wij ze?

Website bezoek

Als je visualworkplace.nl of een ander domein bezoekt, verwerken wij jouw gegevens. Denk aan je IP-adres of je klikgedrag. Met behulp van cookies kunnen we onder andere zien wat je hebt bekeken op onze website. Hieronder lees je welke gegevens wij gebruiken:

• IP-adres en cookie-ID’s
• Bezochte webpagina’s en tijdsduur
• Internetbrowser die je gebruikt
• Klikgedrag en bekeken advertenties, denk aan zoekopdrachten, welke artikelen je hebt bekeken, op welke advertenties je hebt geklikt en wat je aanklikt tijdens het bestellen
• Transactiegegevens

Account aanmaken

Als je een bestelling wilt plaatsen bij Visual Workplace moet je een account hebben. Deze maak je aan via onze website. Hierna kan je inloggen en je account beheren. Voor het aanmaken van een Visual Workplace account verwerken wij alleen de noodzakelijke gegevens.

Daarnaast is het ook mogelijk om als zakelijke klant te bestellen via een debiteurenformulier. Deze sturen wij toe via de e-mail waarna hij kan worden ingevuld. Deze gegevens zijn net als een account noodzakelijk om een order goed af te handelen.

Voor het aanmaken van het account hebben wij de volgende gegevens nodig: voornaam, voorletter(s), achternaam, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, adres en wachtwoord.

Daarnaast kun je in je account ook gegevens zien zoals:

• Bestelgeschiedenis
• Bestelnummers/ordernummers
• Details van je bestellingen
• Bezorgdata- en tijden
• Bezorgkosten
• E-mailadres voor e-mailvoorkeur
• Je betaalvoorkeuren
• Jouw bezorgvoorkeuren

Offerte aanvraag

Als je geïnteresseerd bent in een maatwerk product van Visual Workplace is het verplicht om een offerte formulier in te vullen via de website. In dit formulier geef je alle gegevens die nodig zijn om je aanvraag in behandeling te geven. De gegevens die nodig zijn:

• Bedrijfsnaam
• Aanhef
• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adres
• Wensen maatwerk product

Producten bestellen en bezorgen

De producten die je koopt in onze webshop worden bij je thuisbezorgd. Wanneer je een bestelling plaatst verwerken wij gegevens zoals je betaalmethode en Track and Trace code.

Als je de producten wilt laten thuis bezorgen, bewaren wij gegevens zoals:

• Producten die je bestelt
• Betaalmethode
• Naam en adres
• Gegevens om je bestelling te volgen (Track and Trace)
• Eventuele kortingscodes die je hebt ingevoerd
• Eventuele opmerkingen die je hebt doorgegeven
• Overige accountgegevens indien nodig
• Informatie over de acceptatie van je bestelling

Wanneer je producten hebt besteld bij Visual Workplace ga je akkoord met de algemene voorwaarden.

Contact

Als je een vraagt of klacht indient bij ons, vragen wij je om een aantal gegevens om je zo goed mogelijk van dienst te zijn. Je kan met ons contact opnemen via telefoon of onze chatfunctie. Er kan bij beide gevraagd worden om de volgende gegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Ordernummer

Marketing / E-mail

Als je onze website hebt bezocht, een account hebt aangemaakt of artikelen hebt gekocht, kunnen we je benaderen voor marketingdoeleinden. Wij sturen geregeld e-mails uit. We mailen je dan informatie over onze producten, reviewverzoeken of suggesties. Dit doen wij alleen wanneer jij toestemming hebt gegeven. Doordat wij meer informatie hebben kunnen we onze content beter op je voorkeuren afstemmen.

We maken hiervoor onder andere gebruik van cookiegegevens en accountgegevens (en met jouw toestemming gegevens van andere partijen). Voorbeelden hiervan zijn:

• Artikelen die je nog in je mandje hebt zitten
• Reclamebanners met producten die je hebt bekeken
• Nieuwsbrief

Social Media

Reageer je op onze social media uitingen? Dan kunnen wij gegevens zoals (gebruikers)naam, woonplaats, e-mailadres en geslacht ontvangen. Ook wanneer je reageert op een blog op onze website slaan wij je naam en e-mailadres op zodat wij je kunnen bereiken wanneer dat nodig is.

Klantonderzoeken

Bij Visual Workplace vragen wij geregeld of je je mening wilt geven. Dit doen wij op de volgende manieren:

• Feedback Company | Wij vragen sommige klanten om een korte review te geven op het product dat zij bij ons hebben gekocht.
• Get Feedback | Aan het einde van onze nieuwsbrieven vragen wij of de mail interessant was voor je of niet. Er kan geklikt worden op een groene of rode smiley waarna wij deze informatie krijgen en opslaan in getfeedback.com
• Hotjar | Deze tool gebruiken wij om onze websites up-to-date te houden. Wij vragen klanten wat zij van een bepaalde pagina vinden waarna zij zelf kunnen bepalen of ze hier antwoord op geven.

Hoelang bewaren jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens niet langer dan nodig is voor het doeleinde waarvoor je je gegevens hebt gegeven. Hierna verwijderen we jouw gegevens uit ons systeem.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Bij Visual Workplace B.V. vinden wij jouw privacy erg belangrijk. Wij doen er dan ook alles aan om op zowel technisch als organisatorisch gebied jouw privacy te waarborgen. Dit doen we bijvoorbeeld door:

• Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk door middel van een wachtwoord voor medewerkers die daar mee moeten werken;
• Jouw webshop is beveiligd waardoor alleen jij kan inloggen. Jouw gekozen wachtwoord wordt direct na het aanmaken versleuteld en bij ons opgeslagen;
• Onze website bevat een automatische veiligheidsscan;
• Alle communicatie via website of e-mail is versleuteld;
• Wij evalueren continu of er inbraakpogingen zijn. Als dit het geval is nemen wij direct maatregelen;
• Wij gebruiken de laatste technologieen en software;
• Wij beschermen onze systemen tegen malware, virussen, cryptoware en hacking software.

Welke rechten kun jij uitoefenen met betrekking tot jouw gegevens?

Recht op informatie

Wij moeten uitleggen hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan, welke gegevens wij verwerken en hoelang. In deze privacy policy leggen wij uit hoe we dat doen. 

Recht op inzage

Je hebt als klant recht om in te zien of Visual Workplace jouw gegevens verwerkt. Je mag vragen welke gegevens er gebruikt worden, voor welk doeleinde en hoelang ze bewaard worden. Je hoeft als klant geen reden te geven voor het inzien van deze informatie.

Recht op rectificatie

In jouw Visual Workplace account kun je zelf veel  gegevens wijzigen. Jij hebt het recht om te allen tijde inzage van ons te vragen in de gegevens die wij over jou beschikbaar hebben.

Recht van bezwaar

Je hebt als klant het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens.

Recht om vergeten te worden/verzoek om account te verwijderen

Als je het verzoekt indient om jouw gegevens te verwijderen, zijn wij verplicht dit te doen. Dit zijn gegevens die tot jou herleidbaar zijn behalve de gegevens die wij op basis van de wet moeten of mogen bewaren. Dit verzoek kun je indienen via info@visualworkplace.nl.

Recht op overdraagbaarheid van je gegevens

Je hebt het recht om jouw gegevens te ontvangen in een machine-leesbaar formaat. Hierdoor kun je jouw gegevens bewaren in een database van jou of van een andere partij. Dit gaat om jouw naam-, adres- en woonplaatsgegevens en bestelgeschiedenis. Dit verzoek kun je indienen via info@visualworkplace.nl.

Met wie worden jouw gegevens gedeeld?

Producenten

Wanneer je bij Visual Workplace een maatwerk product bestelt, krijgt de producent hiervan jouw naam en bezorgadres. Nadat het product is geproduceerd, verzenden zij dit naar jou.

Distributiepartners

Om jouw pakket te kunnen bezorgen, werken wij samen met distributiepartners zoals DHL, FedEx, en Midl. Deze bedrijven ontvangen jouw naam, bedrijfsnaam, bezorgadres en ordernummer. Deze informatie hebben ze nodig om jouw pakketje op het door jou gekozen adres af te leveren.

Vragen?

Heb je nog vragen over de privacy policy? Neem dan gerust contact met ons op!