De 3 stappen van succesvol Visual Management
Waarom zo’n simpel whiteboard? De informatie zit toch al in onze systemen? Een veel gestelde vraag aan ons. Het antwoord zit hem volgens mij in drie belangrijke factoren die elke keer weer terug komen; de mens/het team, de tools en de structuur die wordt aangebracht. Aan de hand van deze drie 'stappen' probeer ik uit te leggen hoe ook jij succesvol Visual Management kunt toepassen.
Communiceren is de sleutel in verbetertrajecten
Communicatie is een belangrijk sleutelbegrip in verbeter- en veranderingsprocessen. Veel bedrijven zijn vergelijkbaar met een black box: er gaat informatie naar systemen en er komt informatie uit systemen, maar die informatiestromen zijn niet altijd inzichtelijk en worden niet gedeeld met medewerkers. Vaak ontbreekt het policy deployment in een visuele uitvoering, waardoor medewerkers niet op de hoogte zijn van de bedrijfsdoelstellingen en geen inzicht hebben in geplande veranderingen, de noodzaak daarvan en wat hun bijdrage daaraan kan zijn. Een gemiste kans: bedrijven missen zo kostbaar contact en een 2-weg communicatie met hun medewerkers.
Impact van Visual Management
Het gaat hier dus om het delen van informatie binnen een team op een zo transparant mogelijke wijze. Iedereen mag het zien en is vertrouwd deze informatie te delen. Door deze simpele handeling creëren we eigenaarschap en teamgevoel. Het visualisatiebord vormt een vehicle om informatie te delen tussen collega’s, in een team of als stuur- en verantwoordingsmoment. Wat we samen zien, dat weten we en daar kunnen we naar handelen. Goede visuele communicatie daagt uit tot participatie. Visual management is, mits goed uitgevoerd, een relatief eenvoudige manier om te doen. Het kan geweldige resultaten opleveren.
Visualiseren doe je samen!
Het is belangrijk medewerkers vanaf de start te betrekken bij visualisatie. Creëer eigenaarschap rond de plek die je wilt verbeteren (werkplek, team, afdeling etc.). Kies samen de plek waar je de voortgang, prestatie of verbetering wilt visualiseren. Zorg dat deze plek makkelijk toegankelijk is voor de medewerkers maar ook voor bezoekers. Bepaal samen de doelstellingen en de succesfactoren die gevisualiseerd moet worden. Kies een eenvoudige en grafisch sterke weergave die duidelijk een standaard en status weergeven. Spreek goed af wie verantwoordelijk is voor het onderhouden van de informatie. En tenslotte: zorg voor een goede structuur waarbij het duidelijk is hoe we op informatie moeten reageren.
Wat heeft een goede prestatie visualisatie?
Een goede visualisatie heeft een zichtbare standaard met KPI en doelstelling waarbij afwijkingen met kleurcoderingen worden geregistreerd (grafisch weergeven), gevolgd door een grondanalyse met correctieve en preventieve acties. De eigenaar en datum zijn zichtbaar. Het escalatiemodel is gevisualiseerd. Op het bord zien we trends van KPI´s met bijbehorende pareto´s die actief gebruikt worden voor continu verbeteren. Het eigenaarschap van het bord is duidelijk en de structuur waarop de inhoud van het bord geconfirmeerd wordt.
Download onze visual en ga met de drie stappen aan de slag om ook voor uw organisatie tot een succesvol visual management te komen. Wij ondersteunen u graag bij alle drie de stappen.
Veel succes!
