Visual Management en Lean in de dienstverlening
In dienstverlenende organisaties zijn volop mogelijkheden voor verbetering aanwezig. Speerpunten zijn doorgaans klantfocus, kwaliteit en doorlooptijden waarbij het visualiseren, analyseren en verbeteren van processen centraal staal. Door gebruik te maken van visual management zal de waarde voor de klant toenemen, zullen processen efficiënter verlopen en de betrokkenheid van medewerkers verhoogd worden.
Lean in de dienstverlening
Als wordt gesproken over Lean dan is de reactie van mensen uit de dienstverlening vaak: Ja, dat werkt wel in de industrie, maar niet bij ons want wij hebben geen productieproces en geen voorraden! Dat is onterecht. Binnen de dienstverlenging kan het lean denken wel degelijk processen verbeteren. Lean en six sigma toepassing neemt dan ook een vlucht in de dienstverlening.
Missie, visie en strategie
Een voorbeeld van de visualisatie van lean in de dienstverlening is het werken met borden die de strategie van de organisatie ondersteunen. Samen met REAAL Verzekeringen hebben we een informatiebord ontworpen (zie afbeelding). Op het bord is, naast de PDCA-cyclus van de medewerkers zelf, ruimte voor strategische doelen en feedback van de klant. Er wordt gewerkt met magneetvensters voor de strategische doelen en een groot beschrijfbaar vlak in het midden waarop actuele gegevens genoteerd worden. Het bord is landelijk in de verschillende vestigingen uitgerold.
Projecten beoordelen
Een andere vorm van visuele ondersteuning van lean is het monitoren van de projectdoelstellingen binnen de dienstverlening. Voor een dienstverlener in zuid Nederland hebben we een Objectives Tracker ontwikkeld (zie afbeelding) waarop diverse projecten gevolgd worden. De projecten en eigenaars worden door Visual Workplace jaarlijks op magneetstroken geprint. De status van de projecten wordt gevisualiseerd met rode, gele en groene smileys (zie afbeelding). Het bord wordt maandelijks geupdate en besproken in teammeetings en vormt de basis voor het lokale bonus systeem.
Teamborden
Los van alle processen en bijbehorende lean elementen is er in bedrijven soms behoefte aan informatie stroom die gericht is op de team omgeving. Een teambord (ook wel moodboard genoemd) is daar een voorbeeld van. Voor en landelijke dienstverlener hebben we magnetische materialen geleverd voor een teambord (zie afbeelding). Het bord wordt breed ingezet voor zowel operationele activiteiten als strategische zaken.
Brainstormen?
Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Wij brainstormen graag en denken met u mee wat voor u de beste opties zijn. Maatwerk leveren en advies geven is wat we doen. Contact met Visual Workplace.