Discipline is de sleutel van 5S
De 5de stap van de 5S methode gaat over de discipline om het 5S systeem op dagelijkse basis te gebruiken en onderhouden. In de meest succesvolle bedrijven die wij ondersteunen zien we dat 5S een vaste gewoonte is geworden en het onderdeel uit maakt van de bedrijfscultuur. Een kritisch element in de borging is het frequent uitvoeren van audits waarbij de staat van de werkplek wordt beoordeeld. En dat is een mooie, niet te onderschatten taak voor afdelingsmedewerkers, management en iedereen met een lekkere frisse blik.
5S Audit
Het opzetten van een audit is geen hogere wiskunde. De kracht zit 'm vooral in de eenvoud. De meest gangbare methode is het scoren van de afdeling op de 5 S-en. Liefst op 1 A4-tje, met een aantal simpele vragen en een goede manier om direct de score van de audit te kunnen bepalen. Feedback in het moment is immers het sterkst! Er zijn veel varianten op het internet te vinden, maar start eens met de simpele versie zoals hiernaast wordt weergegeven. In het voorbeeld hiernaast ziet u een template van een 5S audit. Download hieronder een PDF en print de audit voor op uw whiteboard of maak gebruik van een interactieve Excel Sheet om de audit te doorlopen, aan u de keus.
5S / 5 tips
Van mijn hand nog een 5 praktische tips voor de toepassing van audits :
- Omschrijf de audit area's goed en zorg dat de standaarden bekend en zichtbaar zijn.
- Begin met een hoge audit frequentie van minimaal 2 keer per week totdat een enigszins bevredigende status is bereikt.
- Laat een gezonde mix van personen de audit lopen. Zowel medewerkers van de afdeling zelf als personen met een frisse blik. Train auditors op voorhand in het lopen van audits en "scoren" van de observaties.
- Nodig tijdens de 5S audit ook medewerkers van de afdeling zelf uit. Dat creeert eigenaarschap en geeft mensen de kans om trots te zijn op de werkplek.
- Noteer en scoor de resultaten direct, bijvoorbeeld op een magnetisch klembord welke je na de 5S audit op het 5S bord hangt.
En de gouden tip: voor degene die lijn manager zijn van een afdeling; grijp deze kans om je leiderschap te laten zien. Je kunt er allerlei namen aan geven; Gemba Walk, Go and See, Line Tours of 5S audit, het komt allemaal op hetzelfde neer. Je frequente fysieke aanwezigheid op de werkvloer zal je team goed doen en zeer waarschijnlijk de werkplek ook.
Succes!